Журнал учета предложений, заявлений и жалоб граждан. Все поступившие обращения граждан в федеральные органы правительственной связи и информации, в том числе и анонимные, а также полученные в ходе приема граждан, регистрируются в день их поступления в Журнале учета предложений, заявлений и жалоб граждан, включенном в номенклатуру дел, журналов и картотек федерального органа. Письменное обращение должно быть подписано с указанием фамилии, имени и отчества и содержать, помимо изложения существа вопроса, данные о месте жительства, работы (службы) или учебы заявителя. Все поступившие обращения после регистрации докладываются руководителю федерального органа, который обязан определить порядок и сроки их рассмотрения, дать по каждому из них письменное указание исполнителям. На тексте обращений надписи не делаются. Рассмотренные обращения граждан, по которым приняты соответствующие решения, а также копии ответов заявителям и другие документы, связанные с рассмотрением и разрешением обращений, с надписью "В дело" и подписью руководителя подразделения, ответственного за разрешение обращения по существу, передаются исполнителем сотруднику секретариата (делопроизводственного участка) федерального органа, ведущему делопроизводство по обращениям граждан, для формирования дела, включенного в номенклатуру дел, журналов и картотек. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Обращения граждан, не разрешенные по существу поставленных в них вопросов, подшивать в дела запрещается. Документы и переписка по обращениям граждан учитываются и хранятся в секретариатах (делопроизводственных участках) федеральных органов отдельно от других документов. Запрещается формирование дел исполнителями и хранение их у исполнителей. Срок хранения дел и Журналов учета предложений, заявлений и жалоб граждан - 5 лет после окончания их ведения делопроизводством. Графы для заполнения Журнала учета предложений, заявлений и жалоб граждан: № п/п Дата поступления Фамилия, имя, отчество заявителя Адрес Краткое содержание существа обращения Фамилия руководителя, рассматривавшего письмо Фамилия исполнителя, которому поручена проверка письма Отметка о принятом решении и сообщении о результатах заявителю Отметки об осуществлении контроля за разрешением письма Примечание